Software per amministratori di condominio
Segnalazioni guasti, manutenzioni programmate e costi di ogni impianto in un sistema solo
Un condomino segnala che il cancello non si apre. Da quel momento, fino alla foto dell'intervento finito, tutto passa da un sistema solo.
Abbiamo sviluppato un software su misura per amministratori di condominio che collega tre mondi che oggi comunicano per telefono: chi abita, chi amministra, chi ripara.
Non è un gestionale contabile: bilanci, riparti e adempimenti fiscali restano nel programma che usi già. Questo applicativo si occupa della parte operativa che i gestionali tradizionali coprono poco: segnalazioni dei condomini, gestione degli interventi di manutenzione, scadenze e costi di ogni impianto. Lo sviluppiamo e lo seguiamo direttamente dalla nostra sede di Signa, alle porte di Firenze.
Segnalazioni guasti in condominio: dove si perdono oggi
Oggi la catena è fatta di telefonate e messaggi. Il condomino chiama l'amministratore, l'amministratore cerca il numero del manutentore giusto, il manutentore dice che manda qualcuno, e da lì in poi nessuno sa più niente finché non succede qualcosa.
Il condomino richiama per sapere a che punto è. L'amministratore richiama il manutentore. Quando l'intervento è fatto, spesso l'unico a saperlo è chi l'ha fatto.
Anagrafica impianti e manutentori di ogni condominio
Il sistema parte da qui. Ogni condominio ha i suoi impianti e le sue componenti: il cancello automatico, l'ascensore, il verde, la disinfestazione, la caldaia, l'antincendio.
Ogni impianto è registrato con i manutentori che se ne occupano, anche più di uno, completi di recapiti e dati dell'azienda. Quando arriva una segnalazione, non si cerca il numero: si sa già chi chiamare.
App per condomini, pannello amministratore e app manutentori
L'app dei condomini per segnalare i guasti
Chi abita segnala il guasto dal telefono, con una descrizione e le foto. La segnalazione arriva come notifica sul pannello dell'amministratore, datata e tracciata.
Fine delle telefonate all'ora di cena e delle segnalazioni che nessuno ricorda di aver ricevuto.
Il pannello dell'amministratore
In ufficio la segnalazione compare con l'indicazione del condominio, dell'impianto coinvolto e dei manutentori competenti. L'amministratore assegna l'intervento a chi di dovere, e da quel momento vede lo stato di avanzamento.
L'app per manutentori e tecnici
L'azienda di manutenzione riceve la richiesta sul proprio pannello e sul telefono. Decide chi mandare e quando, e assegna l'intervento a un tecnico della propria squadra.
Il tecnico riceve la commessa, la accetta e la colloca nel proprio calendario. Sul posto registra l'inizio e la fine dell'intervento, e carica le fotografie del prima e del dopo.
Scadenziario di manutenzioni programmate e verifiche periodiche
Una parte del lavoro di un amministratore non nasce da una segnalazione: nasce da una data. Verifiche periodiche degli ascensori, controlli antincendio, manutenzioni programmate degli impianti, revisioni obbligatorie.
Sono adempimenti con scadenze precise, e dimenticarne uno non è un disservizio: è una responsabilità. Il sistema le gestisce come attività programmate, con il preavviso e l'assegnazione al manutentore competente, e conserva la documentazione di ogni verifica eseguita.
Su un amministratore che segue decine di stabili, ognuno con i suoi impianti e le sue date, tenere questo calendario a mente o su un foglio è il punto in cui prima o poi qualcosa sfugge.
Costi di manutenzione per impianto e per condominio
Ogni intervento porta con sé il suo costo, e il sistema li aggrega per impianto e per condominio.
Significa poter rispondere a domande che oggi richiedono di andare a ritrovare le fatture: quanto abbiamo speso sull'ascensore quest'anno, quanto è costata la manutenzione del verde negli ultimi tre, quale impianto ci sta costando più di quanto valga ripararlo.
È l'informazione che serve in assemblea, ed è anche quella che permette all'amministratore di proporre una sostituzione con i numeri in mano invece che a sensazione.
Rapportino di intervento con orari e foto prima e dopo
Ogni intervento lascia una traccia completa: chi ha segnalato e quando, chi è stato incaricato, chi è intervenuto, a che ora è arrivato e a che ora ha finito, le foto di com'era prima e com'è dopo, e quanto è costato.
In assemblea, quando qualcuno chiede perché si è speso quella cifra sul cancello, la risposta esiste con le date e le immagini. Non è più memoria di qualcuno: è un archivio.
Perché conviene a tutti e tre
Il condomino segnala in dieci secondi e sa che la sua richiesta è registrata.
L'amministratore smette di fare da centralino, non perde una scadenza, e ha lo storico tecnico ed economico di ogni impianto di ogni stabile che gestisce.
Il manutentore riceve richieste chiare invece di telefonate confuse, organizza la squadra e documenta il lavoro fatto, che è anche quello che gli permette di farsi pagare senza discussioni.
Cosa serve per partire
Il lavoro iniziale è censire gli impianti dei condomini gestiti, i manutentori collegati e le scadenze in corso. È un'attività che si fa una volta e che da sola mette ordine in informazioni che oggi stanno su rubriche, fogli e memoria.
Domande frequenti
Sostituisce il mio gestionale di contabilità condominiale?
No. Bilanci, riparti e adempimenti fiscali restano nel programma che usi già. Questo software gestisce segnalazioni, interventi, manutentori, scadenze e costi degli impianti.
Come segnala un guasto il condomino?
Dall'app sul telefono, con una descrizione e le foto. La segnalazione arriva come notifica sul pannello dell'amministratore, con data e condominio di riferimento.
Anche il manutentore deve usare il sistema?
Sì. L'azienda di manutenzione riceve le richieste sul proprio pannello e sul telefono, assegna l'intervento a un tecnico della squadra, e il tecnico registra orari di inizio e fine e foto prima e dopo.
Gestisce le verifiche periodiche di ascensori e antincendio?
Sì. Le scadenze obbligatorie e le manutenzioni programmate sono gestite come attività con preavviso e assegnazione al manutentore competente, e la documentazione di ogni verifica resta archiviata.
Parliamone
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