Software per amministratori di condominio
Segnalazioni, scadenze e costi di ogni impianto in un sistema solo
Un condomino segnala che il cancello non si apre. Da quel momento, fino alla foto dell'intervento finito, tutto passa da un sistema solo.
Abbiamo sviluppato un applicativo per amministratori di condominio che collega tre mondi che oggi comunicano per telefono: chi abita, chi amministra, chi ripara.
Il problema: la segnalazione che si perde
Oggi la catena è fatta di telefonate e messaggi. Il condomino chiama l'amministratore, l'amministratore cerca il numero del manutentore giusto, il manutentore dice che manda qualcuno, e da lì in poi nessuno sa più niente finché non succede qualcosa.
Il condomino richiama per sapere a che punto è. L'amministratore richiama il manutentore. Quando l'intervento è fatto, spesso l'unico a saperlo è chi l'ha fatto.
Gli asset del condominio, con i loro manutentori
Il sistema parte da qui. Ogni condominio ha i suoi impianti e le sue componenti: il cancello automatico, l'ascensore, il verde, la disinfestazione, la caldaia, l'antincendio.
Ogni asset è registrato con i manutentori che se ne occupano — anche più di uno — completi di recapiti e dati dell'azienda. Quando arriva una segnalazione, non si cerca il numero: si sa già chi chiamare.
Tre applicazioni, tre ruoli
L'app dei condomini
Chi abita segnala il guasto dal telefono, con una descrizione e le foto. La segnalazione arriva come notifica sul pannello dell'amministratore, datata e tracciata.
Fine delle telefonate all'ora di cena e delle segnalazioni che nessuno ricorda di aver ricevuto.
Il pannello dell'amministratore
In ufficio la segnalazione compare con l'indicazione del condominio, dell'asset coinvolto e dei manutentori competenti. L'amministratore assegna l'intervento a chi di dovere, e da quel momento vede lo stato di avanzamento.
L'app dei manutentori
L'azienda di manutenzione riceve la richiesta sul proprio pannello e sul telefono. Decide chi mandare e quando, e assegna l'intervento a un tecnico della propria squadra.
Il tecnico riceve la commessa, la accetta e la colloca nel proprio calendario. Sul posto registra l'inizio e la fine dell'intervento, e carica le fotografie del prima e del dopo.
Le scadenze che non si possono dimenticare
Una parte del lavoro di un amministratore non nasce da una segnalazione: nasce da una data. Verifiche periodiche degli ascensori, controlli antincendio, manutenzioni programmate degli impianti, revisioni obbligatorie.
Sono adempimenti con scadenze precise, e dimenticarne uno non è un disservizio: è una responsabilità. Il sistema le gestisce come attività programmate, con il preavviso e l'assegnazione al manutentore competente, e conserva la documentazione di ogni verifica eseguita.
Su un amministratore che segue decine di stabili, ognuno con i suoi impianti e le sue date, tenere questo calendario a mente o su un foglio è il punto in cui prima o poi qualcosa sfugge.
Quanto è costato quell'impianto
Ogni intervento porta con sé il suo costo, e il sistema li aggrega per asset e per condominio.
Significa poter rispondere a domande che oggi richiedono di andare a ritrovare le fatture: quanto abbiamo speso sull'ascensore quest'anno, quanto è costata la manutenzione del verde negli ultimi tre, quale impianto ci sta costando più di quanto valga ripararlo.
È l'informazione che serve in assemblea, ed è anche quella che permette all'amministratore di proporre una sostituzione con i numeri in mano invece che a sensazione.
Quello che resta alla fine
Ogni intervento lascia una traccia completa: chi ha segnalato e quando, chi è stato incaricato, chi è intervenuto, a che ora è arrivato e a che ora ha finito, le foto di com'era prima e com'è dopo, e quanto è costato.
In assemblea, quando qualcuno chiede perché si è speso quella cifra sul cancello, la risposta esiste con le date e le immagini. Non è più memoria di qualcuno: è un archivio.
Perché conviene a tutti e tre
Il condomino segnala in dieci secondi e sa che la sua richiesta è registrata.
L'amministratore smette di fare da centralino, non perde una scadenza, e ha lo storico tecnico ed economico di ogni impianto di ogni stabile che gestisce.
Il manutentore riceve richieste chiare invece di telefonate confuse, organizza la squadra e documenta il lavoro fatto — che è anche quello che gli permette di farsi pagare senza discussioni.
Cosa serve per partire
Il lavoro iniziale è censire gli asset dei condomini gestiti, i manutentori collegati e le scadenze in corso. È un'attività che si fa una volta e che da sola mette ordine in informazioni che oggi stanno su rubriche, fogli e memoria.
Parliamone
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